Lean Management merupakan konsep manajemen yang bertujuan untuk menghilangkan pemborosan (waste) dalam proses bisnis. Konsep ini diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam setiap tahap proses bisnis, mulai dari pengadaan bahan baku hingga pengiriman produk atau layanan kepada pelanggan.
Lean Management merupakan alat yang bisa menjadi solusi efisiensi produksi dan peningkatan mutu layanan perusahaan. Efisiensi yang dilakukan dalam impementasi Lean Management di perusahaan dimulai dari menemukan “waste” sehingga mutu tetap terjaga. Salah satu kunci sukses implementasi Lean Management adalah mengarahkan budaya organisasi sehingga memiliki dampak positif dan tetap kompetitif dalam persaingan dengan lingkungan.
Di perusahaan dikenal istilah “waste” yang tidak selalu merujuk pada bentuk fisik berupa sampah dari sisa aktifitas manusia. Waste di sini bisa juga berupa aktivitas yang tidak dibutuhkan namun tetap dilakukan, sehingga berdampak pada pemborosan sumber daya.
Sampah atau pemborosan sumber daya pada kegiatan perusahaan layanan bisa sangat besar hingga mencapai 60% sehingga membuat perusahaan tidak efisien dalam memberikan layanan. Hal ini dapat diatasi dengan implementasi Lean Management di perusahaan tersebut.
Metodologi yang dimiliki Lean Management memiliki mampu memperbaiki proses sehingga dapat memberikan produk dan layanan yang lebih baik, lebih cepat dan dengan biaya yang lebih rendah. Implementasi Lean Management di perusahaan layanan bukan berarti harus meniru persis seperti yang dilakukan perusahaan lain yang dianggap berhasil dalam mengimplementasikannya.
Firman dari Prodi S3 Fakultas Kedokteran UGM memberi contoh implementasi Lean Management di lembaga layanan kesehatan seperti rumah sakit. Menurut Firman, manajer rumah sakit dapat mengembangkan Lean Management sesuai kondisi rumah sakit atau unit kerja masing-masing. Pada saat ini, Lean Management dipergunakan oleh berbagai rumah sakit sebagai salah satu upaya untuk melakukan kendali mutu kendali biaya dalam era Jaminan Kesehatan Nasional (JKN).
Kunci Sukses dan Budaya Organisasi
Sejumlah literatur menyebutkan beberapa faktor kunci untuk suksesnya implementasi Lean Management, diantaranya adalah: (1) Budaya organisasi, (2) Kepemimpinan dan komitmen manajemen, (3) Ketersedian sumber daya, (4) Strategi komunikasi dan (5) Dukungan organisasi.
Selanjutnya, menurut Sobek II (2011), faktor sukses implementasi Lean Management meliputi: (1) Keterlibatan secara luas, (2) Kepemimpinan yang kuat, (3) Komunikasi, (4) Pelatihan, (5) Problem solving, dan (6) Standarisasi. Menurut Firman, studi yang dilakukan Hendartini dkk di Indonesia pada tahun 2016 terhadap 8 RS yang telah memperoleh pelatihan Lean Management menunjukan beberapa faktor yang mendukung implementasi Lean Management. Faktor tersebut antara lain: (1) Implementasi lean sesuai tujuan/strategi RS, (2) Adanya dukungan dan komitmen manajemen, (3) Dilaksanakan secara bertahap, (4) Adanya dukungan SDM, (5) Ada pengakuan dan penghargaan atas upaya yang dilakukan, (6) Infrasruktur RS.
Di antara faktor kunci sukses implementasi Lean Management yang sangat penting adalah budaya organisasi serta kepemimpinan dan komitmen manajemen. Sebagian besar fokus manajemen adalah upaya untuk mengurangi waste dan mengimplementasikan beberapa alat Lean Management. Menurut Firman, hal ini memang akan membantu mengurangi masalah dalam organisasi, namun tidak benar-benar mengatasi masalah. Kuncinya agar masalah tidak muncul lagi adalah organisasi harus mengubah budaya dan tidak lupa menerapkan filosofi respect terhadap orang.
Budaya pada suatu organisasi dapat diarahkan sehingga memiliki dampak positif. Dengan budaya organisasi yang kuat dapat membantu organisasi tetap kompetitif dalam persaingan dengan lingkungan. Tanpa budaya, setiap orang dalam organisasi akan memiliki budaya masing-masing atau berbeda satu sama lain. Hal ini dapat mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan bahkan membuat pengelolaan organisasi menjadi kacau.
Budaya organisasi yang positif seperti budaya peningkatan atau perbaikan berkelanjutan akan memungkinkan implementasi Lean Management menjadi lebih maksimal. Dengan melakukan upaya peningkatan yang berkesinambungan akan membedakan apakah kegiatan tersebut merupakan suatu budaya atau hanya suatu “kerja bakti” sesaat. Ciri adanya peningkatan berkesinambungan ini adalah adanya perbedaan aktifitas yang dilakukan dari hari sebelumnya.
Selama semua orang melakukan hari ini seperti apa yang dilakukan hari kemarin, maka implementasi Lean Management belum efektif berkesinambungan dari waktu ke waktu. Pembiasaan penerapan filosofi Lean Management pada seluruh staf akan memungkinkan implementasi Lean Management menjadi mudah dilaksanakan.
Kepemimpinan dan Komitmen Manajemen
Selanjutnya, peran kepemimpinan dan komitmen manajemen sangat diperlukan dalam implementasi Lean Management di perusahaan. Bersama komunikasi, pemberdayaan dan kerjasama tim, kepemimpinan merupakan salah satu budaya penting untuk suksesnya implementasi Lean Management.
Pemimpin merupakan orang yang terdepan dari suatu perubahan termasuk budaya organisasi atau suatu improvement dalam organisasi. Firman menegaskan, untuk suksesnya implementasi Lean Management di pelayanan kesehatan, kepemimpinan antara lain perlu memimpin dengan keteladanan, melibatkan staf, memahami tools (alat-alat) lean, berjalan mengikuti value stream, komitmen pada sumber daya untuk sukses, percaya dan memberikan orang lain tanggung jawab.
Suksesnya implementasi Lean Management tidak hanya ditentukan oleh sosok pemimpin, namun juga oleh perilaku kepemimpinan. Pemimpin dapat terlibat dalam mendorong kesadaran bersama, tanggung jawab, visi misi organisasi dan support bagi sumber daya dalam proses perubahan.
Selanjutnya, kepemimpinan juga dituntut untuk menciptakan lingkungan di mana orang merasa aman dan bebas untuk melaporkan kesalahan atau masalah yang terjadi tanpa rasa takut atau justru menjadi korban pembalasan atas laporan. Kepemimpinan juga memiliki wewenang dan dapat menunjuk pemimpin atau anggota tim untuk suatu perubahan dalam implementasi Lean Management. Pemimpin harus bijaksana dalam memilih orang yang tepat untuk memudahkan proses perubahan yang dilakukan. (A. Jauhari)
